E-Rechnung verpflichtend

Viele Unternehmen nutzen die elektronische Rechnungsstellung, für öffentliche Aufträge wird sie bald Pflicht. Ab dem 27. November 2020 müssen sie diese anwenden, wenn sie mit öffentlichen Auftraggebern des Bundes oder Bundesbehörden sowie der Hansestadt Bremen zusammenarbeiten. Elektronische Rechnungsstellung und -übermittlung sind dann obligatorisch.

 elektronische Rechnungsstellung
Für die digitalisierten Dachdeckerunternehmen ist die elektronische Rechnungsstellung schon Standard, die meisten Kleinbetriebe werden sich bald umstellen müssen, wenn sie für die öffentliche Hand tätig sind. Foto: Adobe Stock/WrightStudio

Die Umstellung der öffentlichen Hand auf elektronische Rechnungen ist in einer EU-Richtlinie geregelt und wurde mit dem E-Rechnungsgesetz des Bundes sowie einer Verordnung, die die Details klärt, in Deutschland umgesetzt. Die Pflicht gilt im Oberschwellen- und im Unterschwellenbereich.

Demnach besteht eine Pflicht, elektronische Rechnungen entgegen zu nehmen

  • seit November 2018 für die obersten Bundesbehörden,

  • seit November 2019 für alle übrigen Bundesbehörden,

  • ab 20.04.2020 für Länder und Kommunen.

Auftragnehmer sind verpflichtet, elektronische Rechnungen zu stellen

  • ab 27.11.2020 bei Aufträgen des Bundes und der Hansestadt Bremen.

Von der Pflicht ist jeder Dachdeckerbetrieb, der Aufträge des Bundes und des Stadtstaats Bremen ausführt, betroffen. Ausgenommen sind lediglich sog. „Direktaufträge“ bis 1.000 € netto. Hierbei handelt es sich bspw. um einen Werkzeugkauf durch den Hausmeister eines Bundesministeriums. Reparaturaufträge zählen nicht zu den Direktaufträgen; somit ist bei diesen vom Dachdecker auch bei Auftragswerten unterhalb von 1.000 € künftig eine elektronische Rechnung zu stellen.

Leider Ländersache

Auf alle anderen Bundesländer und die Kommunen findet die Verordnung zur verpflichtenden Stellung von E-Rechnungen keine Anwendung. Dennoch werden die Länder und Kommunen verlangen, dass ihre Auftragnehmer Rechnungen digital einreichen, sobald sie technisch dazu in der Lage sind. Zum Stand der Umsetzung der Einführung der elektronischen Rechnung im öffentlichen Sektor gibt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSit) sowie das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) regelmäßig eine Informationssammlung bzw. Bund-Länderübersicht heraus. Der aktuelle Stand der Regelungen bei der E-Rechnung beim Bund und in den Bundesländern kann hier abgerufen werden:

http://bit.ly/zugferd-laender

Wie darf man sich eine E-Rechnung in der Praxis vorstellen? Ein PDF-Dokument als E-Mail-Anhang reicht dafür nicht aus. Unter einer elektronischen Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird und somit in einem Format vorliegt, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

XRechnung oder ZUGFeRD

Im Gegensatz zum Umsatzsteuergesetz, das mit dem PDF-, DOC- oder JPEG-Format auch unstrukturierte Daten in elektronischen Rechnungen zulässt, nimmt der Bund künftig nur E-Rechnungen an, die bestimmte strukturierte Daten enthalten, die sich von den Behörden in die Buchhaltung einlesen, prüfen und automatisch weiterverarbeiten lassen. Grundsätzlich zugelassen sind europaweit alle Formate, die konform sind mit der EN 16931. Das Format der XRechnung enthält nur strukturierte Daten (XML, maschinenlesbar) und erfüllt die genannten Vorgaben. Es wurde vom IT-Planungsrat als deutscher Standard für die elektronische Rechnungslegung beschlossen und wird vom Bund favorisiert. Akzeptiert wird auch der in der Wirtschaft bereits etablierte Datenaustauschstandard ZUGFeRD, allerdings erst ab der Version 2.0. ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist eine Spezifikation für das gleichnamige Format, die in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt wurde.

Felix Fink

Den ausführlichen Beitrag lesen Sie in DDH 20/2020.



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Letzte Aktualisierung: 19.10.2020