Freundlich, aber distanziert

Beim Wort „Betriebsprüfung“ stehen auch dem Dachdecker die Schweißperlen auf der Stirn. Doch die Prüfung ist halb so schlimm, wenn man gut vorgesorgt hat. Wir geben Tipps zur Vorbereitung und zum richtigen Verhalten, plus Downloads zum Ausdrucken.

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Freundlich, selbstbewusst, aber distanziert: Bei einer Betriebsprüfung kommt es auf eine gute Vorbereitung an, aber auch auf das richtige Verhalten. Foto: Jorma Bork/Pixelio.de

Wie häufig ein Betrieb geprüft wird, hängt zunächst von der Betriebsgröße ab. Der Fiskus teilt die Betriebe in Größenklassen ein, nach denen die Prüfungsintervalle festgelegt werden. Wann genau wer dran ist, kann man allerdings nicht voraussagen. Denn die Auswahl der zu prüfenden Unternehmen findet nach dem Zufallsprinzip statt. Daneben gibt es natürlich noch Prüfungen aus besonderem Grund. Gründe können sein:
Wichtige Fragen zur Steuererklärung können nicht anders geklärt werden.
Die betriebswirtschaftlichen Kennziffern Ihres Betriebes weichen von den Vergleichswerten des Fiskus ab. Die Kennziffern findet man beispielsweise in der Richtsatzsammlung des Bundesfinanzministeriums.
Die betriebswirtschaftlichen Kennziffern Ihres Betriebes weichen sehr stark von den Vorjahreswerten ab, was sich aber nicht aus der Steuererklärung heraus erklären lässt.
Wenn das Finanzamt Sie verdächtigt, eine Steuerhinterziehung oder andere Straftat begangen zu haben.

Die Betriebsprüfungsanordnung im Briefkasten
Keine Angst, wenn die Betriebsprüfungsanordnung kommt. Prüfen Sie zunächst, ob Ihnen genügend Vorbereitungszeit bleibt. Normalerweise sollen zwischen der Anordnung und dem Prüftermin mindestens 2 – bei Großunterneh men 4 – Wochen liegen. Sprechen be triebliche Gründe gegen den Termin, können Sie auch formlos eine Verlegung beantragen. Allerdings wird dieser vonseiten des Fiskus nur zugestimmt, wenn wirklich außergewöhnliche Gründe ­vorliegen.
Außerdem können Sie sich gegen einen Prüfer oder Helfer aussprechen, wenn es hierfür gute Gründe gibt. Doch Vorsicht: Natürlich führen solche Einsprüche schon zu Beginn der Prüfung zu einer Missstimmung, die Ihnen dann schaden kann.

Vorbereitung auf die Prüfung
Nach Eingang der Prüfungsanordnung sollten Sie sich umgehend mit Ihrem Steuerberater oder dem verantwortlichen Mitarbeiter Ihres Unternehmens zusammensetzen und die Prüfung vorbereiten. Klären Sie zunächst, ob alle Prüfungsunterlagen vorliegen. Hierzu gehören auch Dokumente, die der Prüfer zusätzlich fordern könnte, zum Beispiel Arbeitsanweisungen, Kalkulationsunterlagen, Organigramme, Gutachten etcetera. Legen Sie fest, wer gegenüber dem Betriebsprüfer auskunftsbefugt ist. Informieren Sie Ihr Personal, dass der Prüfer an diese Person verwiesen werden soll, sollte er die Mitarbeiter befragen.
Wichtig: Bei einer Lohnsteueraußenprüfung müssen die Mitarbeiter Fragen des Betriebsprüfers nach Art und Höhe der Entlohnung beantworten und entsprechende Unterlagen vorlegen. Weitere Auskünfte muss der Mitarbeiter nicht geben.
Prüfen Sie auch, ob es Verträge oder Vereinbarungen gibt, die die Neugier des Prüfers wecken könnten. Hier stehen Verträge mit Familienangehörigen an erster Stelle. Schließlich sollten Sie klären, ob und inwieweit der Steuerberater in die Prüfung involviert werden soll.
Richten Sie nun einen Arbeitsplatz für den Betriebsprüfer ein. Der Prüfer sollte so untergebracht werden, dass er keinen Kontakt zu den Mitarbeitern hat. Neben Ihnen sollte nur der Mitarbeiter, der gegenüber dem Prüfer auskunftsbefugt ist, Unterlagen übergeben. Der Mitarbeiter sollte von allen Unterlagen Kopien anfertigen, die Ihnen sofort vorgelegt werden (siehe auch Kasten: „So bereiten Sie die Betriebsprüfung vor.“).

Hartmut Fischer

Den ausführlichen Artikel lesen Sie in Ausgabe DDH 10.2013.

Letzte Aktualisierung: 23.05.2013

Checklisten Betriebsprüfung

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