Fluch und Segen zugleich – für die E-Mail-Kommunikation sollten sich Betriebe Regeln geben. Foto: DDH

Recht

11. July 2014 | Teilen auf:

Das leichte Medium

E-Mails erleichtern das Geschäftsleben, führen aber häufig zu leichtfertiger Kommunikation. Gerade beim Erstkontakt kann das schnell einen Kunden kosten. Wir zeigen welche Regeln gelten und wann Sie besser auf elektronische Botschaften verzichten.

Das persönliche Gespräch (bei neuen Kontakten, Problembesprechungen und Ähnlichem ist es immer vorzuziehen).

Das Telefonat (eventuell mit nachträglicher Bestätigung per E-Mail). Wenn ein persönliches Gespräch nicht machbar ist. Der gute alte Brief, wenn es um sehr persönliche Schreiben geht (zum Beispiel Gratulations- und Kondolenzschreiben).

Die E-Mail für den täglichen unvermeidbaren Schriftverkehr.

Das Fax – in vielen Betrieben heute noch ein beliebtes Kommunikationsmittel.

Für konservative Kreise ist die SMS ein Tabu. Doch auch diese Kurzmitteilung hat ihren Sinn. Mit der SMS können Details nahezu von jedem Ort aus abgestimmt werden, ohne dass es zu Verständigungsproblemen kommt, wenn man einmal von den Schreibfehlern in diesen Botschaften absieht. Die SMS wird meist mit einem Medium (dem Handy) versandt, das für schriftliche Botschaften nicht geeignet ist. Darum werden hier „Tippfehler“ meist toleriert. Hier sind die Fehler – bis zu einer gewissen Schmerzgrenze – verzeihlich.

Täglich erwartet uns ein wahrer Wust von E-Mails, der durchgesehen werden muss – es könnte ja auch Wichtiges dabei sein. Doch vieles ist nur „Schrott“. Mit der Zeit wird auch Ihr Empfänger merken, wer ihn allzu häufig mit E-Mails bombardiert – und Botschaften von diesem Absender ungelesen löschen. Überlegen Sie deshalb vor jedem Versand, ob Sie die E-Mail auch als Empfänger für sinnvoll halten.

Empfänger organisieren

Die Empfängerzeile: In der ersten Zeile des elektronischen Formulars tragen Sie die Adresse des Empfängers ein. Hier können auch mehrere (durch „;“ getrennt) Adressen stehen. Doch je mehr Sie hier eintragen, umso weniger Reaktion werden Sie erhalten. Denn jeder Empfänger denkt, dass der andere tätig wird – und so reagiert keiner. Viele Empfänger besitzen getrennte E-Mail-Adressen für Geschäftspost, private Belange, das Hobby und so weiter. Hier müssen Sie überlegen, welche die richtige für Ihre Botschaft ist. Wollen Sie einen guten Kunden beispielsweise einladen, schicken Sie diese besser an die Privat-E-Mail-Adresse. Geht sie an die Firmenadresse, kann sie in unerwünschte Hände fallen. Prüfen Sie den Empfänger genau – einmal abgeschickt, ist es so gut wie unmöglich, die E-Mail zurückzuholen.

Bei mehreren Empfängeradressen in der ersten Zeile achten Sie bitte auf die innerbetriebliche Rangordnung beim Empfänger-Unternehmen. Es gibt Vorgesetzte, die sauer reagieren, wenn man ihre Adresse hinter die der Sekretärin schreibt.

Hartmut Fischer

Den ausführlichen Beitrag lesen Sie in DDH 12/2014