"Telefonische Unterbrechungen" ist die meistgegebene Antwort, die ich auf die Frage nach Störfaktoren und Zeitfressern am Büroarbeitsplatz erhalte. Weitere Favoriten: der aus persönlichem Ehrgeiz resultierende "Versuch, zu viel auf einmal zu tun" und die "Unfähigkeit, nein zu sagen".
"Telefonische Unterbrechungen" ist die meistgegebene Antwort, die ich auf die Frage nach Störfaktoren und Zeitfressern am Büroarbeitsplatz erhalte. Weitere Favoriten: der aus persönlichem Ehrgeiz resultierende "Versuch, zu viel auf einmal zu tun" und die "Unfähigkeit, nein zu sagen". Ihr Arbeitstag verlangt Flexibilität und die schnelle Reflexion verschiedener Anfragen und Einwirkungen. Im täglichen Informationsüberfluss fällt es zunehmend schwer, die Konzentration auf einen Bereich auszurichten. Störungen sind Energieräuber!
Um Störfaktoren die Stirn zu bieten, hilft nur eine gnadenlose Analyse der eigenen Arbeitsmethodik. Werfen Sie mal einen Blick auf Ihre gestrigen Telefonate: Welche Gesprächsinhalte waren wirklich wichtig? Welche hätten Sie nicht gebraucht? Sicher waren auch Nachfragen und Korrekturen dabei, die auf unzureichende Information zurückzuführen sind, und andere, die zur Ablenkung von schwierigen oder unangenehmen Aufgaben dienten. Waren die Inhalte für Sie wichtig oder eher für andere? Wie oft am Tag lassen Sie sich von der blinkenden E-Mail Eingangsmitteilung verführen, direkt nachzusehen? Haben Sie sich schon einmal bewusst gefragt: Warum "stören" Kunden, Mitarbeiter, Freunde? Stört mich meine Arbeitsumgebung, der volle Schreibtisch, Lärm, der Gedanke an all die Arbeiten, die ich noch nicht erledigt habe? …
Die Frage ist daher weniger: "Wer stört?", sondern: "Wer lässt sich stören?"
Für jeden Zeitfresser gibt es wirksame Gegenstrategien, die direkt umgesetzt werden können. Die Kunst besteht darin, Störungen vorab keinen Raum zu bieten und sie durch Organisation und Struktur abzumindern. Hier können Sie durch eigenes aktives Handeln erfolgreich werden. Einige Beispiele:
Telefonischen Unterbrechungen des Chefs kann das Vorzimmer mit konkreter Nachfrage und guter Telefonnotiz begegnen. Das Anliegen des Anrufers zu Beginn genau zu ermitteln schützt vor fehlgeleiteter Information und sichert die richtige Priorität für den Vorgang. Oft können Fragen direkt von Mitarbeitern beantwortet werden oder es reicht eine Rücksprache zum geeigneten Zeitpunkt. Gut vorbereitet, können Sie diese erfolgreich führen.
Eine tägliche kurze Arbeitsbesprechung sichert ergebnisorientierte Planung und Information aller Mitarbeiter. Sie beugt ebenfalls Fragen, Reklamationen, Fehlleistungen, Überstunden vor.
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Schreiben Sie einmal differenziert Ihre Aktivitäten an drei Arbeitstagen auf. Sie werden erstaunliche Beobachtungen machen und sicher auch Ideen zu Optimierungen finden.
Mit dem Blick auf persönliche Ziele gelingt es, Entscheidungen zu treffen, Strukturen für richtige Informationswege zu schaffen, Mitarbeiter zu qualifizieren und zu befähigen. Weitere Tipps und Tricks zur Optimierung der Arbeitsorganisation erhalten Sie in den folgenden Kolumnen rund um eine effektive Büroorganisation oder Sie fragen die Autorin selbst: