Im Prinzip weiß es jeder: Je besser die Vorbereitung bei Aufträgen, Terminen und Personaleinsatz, desto geringer der tägliche Aufwand für Büroarbeiten. Und wie planen Sie aktuell Ihre Aufträge? Oft sehe ich in der Praxis, dass viele Handwerker dem Papier immer noch den Vorrang geben und eine wirkliche Übersicht fehlt.
Auftragszettel mit mehr oder weniger aussagefähigen Projektinformationen befinden sich auf verschiedenen Schreibtischen, an Pinnwänden, in Ablagekästen und Projektmappen. Für diese Betriebe bleibt die ganzheitliche Planung für große Projekte, Reparaturen, Wartungen und Kundentermine eine tägliche Herausforderung. Zum Beispiel findet sich für lukrative Reparaturen täglich wiederkehrend kein Platz mehr im Zeitplan, obwohl diese schnell durchführbar und direkt abrechenbar wären. Nicht immer sind die Mitarbeiter im Büro informiert, welcher Kollege wie lange auf welcher Baustelle ist und wann noch Arbeiten zugesagt werden können. Die Folge: Stetige Anpassungen sind nötig – und das kostet Zeit. Stellen Sie dieses Vorgehen doch einfach mal in Frage.
Übersicht für alle – zeitgleich
Mit einem elektronischen Terminplaner als wichtigem Organisationshelfer können Sie für alle Beteiligten Übersicht schaffen und sich selbst stark entlasten. Erfassen Sie alle Aufträge und ordnen Sie diese übersichtlich einem geplanten Zeitraum und nachfolgend Ihren Mitarbeitern/Teams zu. So können Sie auf einen Blick freie Kapazitäten ebenso erkennen wie zu eng gesetzte Termine. Gleichartige Arbeiten oder auch Arbeiten in einem Ortsgebiet können systematisch gekennzeichnet werden.
Täglich notwendige Anpassungen werden einfacher. Mit nur einem Arbeitsgang ändern Sie die Eingaben zum Termin oder Mitarbeiter und schaffen sofort eine schnelle und rechtzeitige Information an alle. Die vielfach genutzte Synchronisation mit anderen Rechnern und mobilen Geräten bringt Ihre Änderungen auch gleich auf die Baustelle. So werden mögliche Störungen schnell erkannt, Szenarien können vorbereitet werden. Es gibt eine Vielzahl kleiner Planungsprogramme, die im Internet frei erhältlich sind. Vielleicht besitzt auch Ihre Handwerkersoftware bereits ein Planungsmodul, das nur aktiviert werden muss? Falls nicht, kein Problem. Denn fast jeder Betrieb ist bereits Besitzer einer Software, die zur Darstellung einer Projektübersicht pro Tag, Woche und Monat für jeden Mitarbeiter geeignet ist: der Kalender von MS-Outlook. Der Outlook-Kalender eignet sich auch, um die für Ihre Verwaltung wichtigen Termine (Urlaub, Fahrzeug- und Maschinenprüfungen, Seminare, Teamgespräche, etcetera) rechtzeitig in Ihre Projektplanung einzubeziehen. Wie das konkret aussieht? Hier 2 Beispiele aus meiner Beratungspraxis.
Beispiel 1:
Ein Planer/Kalender pro Mitarbeiter
Standardeintragung: Kunde, Art der Arbeit, Adresse, geplante Zeit, Projektnummer
Farbgebung zum Beispiel nach Art der Arbeit oder nach Erledigungsstand, etcetera
Beispiel 2:
Ein Planer/Kalender für alle Mitarbeiter
Jeder Mitarbeiter/jedes Team bekommt eine Farbe.
Jeder Auftrag bekommt einen Eintrag im Planer: Standardinfos werden festgelegt: Projekt-Nr., Kundenname, Straße, Kurzbeschreibung der Arbeit, geplante Ausführungszeit. Der Eintrag bleibt solange farblos, bis das Personal festgelegt wird.
Mitarbeitereinteilung: Der Auftrag wird für Mitarbeiter/Team zugeteilt und farbig markiert. Wartungstermine bekommen einen Serientermin (immer wiederkehrend – jährlich, Quartal, etcetera).
Im unteren Teil des Terminfeldes können noch Notizen erstellt werden (Materialbestellungen, Besonderheiten zum Auftrag).