Die Arbeit stapelt sich auf Ihrem Schreibtisch und Sie wissen nicht, was Sie als Erstes erledigen sollen? Ein Schlüssel zum Zeitgewinn heißt delegieren.
Diese Aufgaben kann nur ich selbst erledigen.
Wenn ich Verantwortung aus der Hand gebe, verliere ich die Kontrolle über meine Firma.
Es dauert länger, jemandem zu erklären, was er genau tun soll, als es schnell selbst zu erledigen.
Viele dieser Bedenken sind bei ehrlicher Betrachtung unbegründet. Neben dem Zweck, den Unternehmer zu entlasten, geht es beim Delegieren von Aufgaben auch darum, Mitarbeiter zu fördern, ihnen eine Chance einzuräumen, sich zu entwickeln – im Betrieb wichtig zu sein. Das schafft nur, wer loslassen kann. Haben Sie den Entschluss gefasst, mehr zu delegieren, geht es vor allem um eine Frage: Wie können Sie erfolgreich Aufgaben übertragen, ohne Ihre Mitarbeiter durch zusätzliches Arbeitspensum zu demotivieren, sondern die Leistungsfähigkeit und die Arbeitszufriedenheit positiv beeinflussen? Leitfragen dabei sind:
Wer ist fachlich geeignet und hat zudem Kapazitäten?
Was muss gemacht werden und warum?
Wer soll es tun und welche Kompetenzen werden ihm verliehen?
Wann muss es erledigt werden?
Wie soll es gemacht werden?
Wer informiert wen, wenn etwas nicht nach Plan läuft?
Die letzte Frage ist Ihr Joker: Es ist wichtig, schon im Vorfeld zu regeln, was zu tun ist, wenn Schwierigkeiten auftauchen. Grundsätzlich gilt: Je besser der Mitarbeiter über die Zusammenhänge informiert ist und je besser er den Sinn der Aufgabe versteht, desto motivierter ist er, die Aufgabe im Sinne des Vorgesetzten zu erfüllen. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter daher in Ihre Betriebsorganisation ein. Sie profitieren von den Ideen und Gedanken des gesamten Teams und sparen eigene Arbeitszeit. Aufgaben wie prüfen von Lagerbeständen, technischen Arbeitsmitteln wie Leitern und Geräten, Reinigung und technische Durchsicht der Fahrzeuge, Sauberkeit im Lager, regelmäßige Prüfung der Führerscheine, vollständige Übergabe der Rapportzettel und termingerechte Abgabe der Bestellungen für die Baustellen, Vorbereitung der Urlaubsplanung, Auswahl von Fortbildungen, Terminierung von Wartungsverträgen, Sammeln von Verbesserungsvorschlägen – all dies müssen keineswegs Chefaufgaben sein.
Haben Sie keinen geeigneten Mitarbeiter im Betrieb, so bringt die Delegation an Externe oft auch wesentliche Freiräume. Auch hier gilt: Je klarer die Aufgabenstellung – desto besser das Ergebnis.
Und ein Tipp am Ende: Sparen Sie nicht mit Lob, wenn alles gut klappt.
Ina Grombach schreibt im DDH Experten Rat zu den Themen Büro- und Arbeitsorganisation sowie Zeitmanagement.