Die Lohnerfassung in der Excel-Tabelle, die Termine an der Magnettafel und kaum Zeit für die Nachkalkulation wer sich für eine Software entscheidet, will oft vieles im Betrieb neu organisieren. Dachdeckermeister Thomas Briller stellt ein modulares Programm vor, das er intensiv nutzt.
Das Programm Beta Dach von Consoir verfügt über mehrere Module. Neben dem großen Bereich der Kalkulation ist die Baustellen-Verwaltung der Schlüssel zum Überblick über alle Vorgänge im Betrieb. Hier halte ich nicht nur die Objekte selbst mit Notizen und selektierbaren Infos fest, sondern auch sämtliche Schriftstücke wie Reparaturaufträge, Angebote, Rechnungen, Briefe, Preisanfragen und Bestellungen. Die Informationen werden separat nach Baustelle und Vorgang geordnet und gehen dadurch nicht verloren. Das Modul Bild/Scan rundet die Baustellenverwaltung ab, hier lege ich Fotodokumentationen, Scans, E-Mails sowie PDF-, Word- und Exceldateien zum Vorgang ab. Das Wartungsmodul hilft mir bei der Verwaltung und erinnert an die laufenden Wartungsverträge. Das Finanzmodul erlaubt einen taggenauen Überblick über meine Einnahmen und Ausgaben auch aus vergangenen Jahren. Mit einem Tastendruck werden die Lieferantenrechnungen bezahlt und falls nötig Mahnungen gedruckt. Das Ergebnis hieraus übermittle ich als DATEV-Datei an den Steuerberater.
Texte und Kalkulationen anpassen
Im mitgelieferten Datensatz findet der Nutzer des Programms alle gängigen Texte und Kalkulationen vor, die Betriebe im Dachdecker- und Klempnerhandwerk benötigen. Aber jedes Unternehmen hat seinen eigenen Stil wir haben daher die Möglichkeit im Programm genutzt, den Datensatz über im Laufe der Zeit nach unseren Vorstellungen anzupassen. Praktisch: Textbausteine und Kalkulationen können während der Angebots- oder Rechnungserstellung mit wenigen Klicks auf unser Unternehmen zugeschnitten werden. Neuerungen der Fachregeln oder Hersteller-Vorschriften werden ebenfalls laufend angepasst. Eine zusätzliche Holzliste erleichtert die Kalkulation und Herstellung von Hölzern im Zimmererbereich. Wir arbeiten viel für Architekten und öffentliche Auftraggeber, Leistungsbeschreibungen erhalten wir von dort meist auf elektronischen Datenträgern als GAEB-Dateien. Die Dateien werden vom Programm erkannt, ich kann die Leistungen mit der Software kalkulieren und als Angebot auf Datenträgern zurückschicken.
Das Büro beim Kunden
Eine weitere Option ist das Modul Beta Mobil. In Verbindung mit einem Tablet PC (Lifebook) können Anwender vor Ort beim Kunden die benötigten Daten abrufen, präsentieren und Fragen beantworten. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase ist das Lifebook ein ständiger Begleiter. Hiermit erstelle ich zum Beispiel elektronische Aufmaße oder Skizzen, die in der Baustellenverwaltung hinterlegt werden. Auch das Unterschreiben einer Bauabnahme ist mit dem Lifebook möglich. Hilfreich ist das Vorführen von Referenzobjekten anhand von Fotodokumentationen. Mit dem Kunden besprochene Veränderungen können sofort umgesetzt werden und müssen nicht im Büro noch einmal neu aufgerufen werden.
CAD für die Zielgruppe Dachdecker
Es gibt viele CAD Hersteller, die mit ungeheuren Möglichkeiten aufwarten viele brauchen Dachdecker aber in der Regel nicht. Beta-CAD ist für Dachdecker-Anwendungen programmiert und eine unkomplizierte Hilfe. Dächer in verschiedenen Formen und Neigungen sind zügig erstellt und werden selbstständig berechnet. Die Ergebnisse kann der Nutzer per Mausklick in ein Angebot oder eine Rechnung übernehmen. Zusätzlich lege ich das saubere, prüfbare Aufmaß und die einzelnen Ansichten in gedruckter Form mit der Bemaßung und Beschriftungen bei.
Termine und Zeit planen
Die Termin- und Zeitplanung bietet einen Überblick über den Auftragsbestand und eine Übersicht über eingesetzte oder fehlende Mitarbeiter sowie über Geräte und Fahrzeuge. Die Daten werden bei uns mit einem kleinen Barcode-Scanner erfasst. Hierbei benötigt der Mitarbeiter keine lange und komplizierte Unterweisung. Er scannt einfach auf den Barcode, der auf der Arbeitsanweisung oder dem Reparaturauftrag ausgedruckt ist. Abends werden diese Daten mit den entsprechenden Zeiten per USB übertragen. Erledigt ist damit die Verbuchung der Stunden sowohl in der Nachkalkulation, als auch auf den Lohnkonten. Das Führen von Zeitkonten und Erfassen der produktiven und unproduktiven Stunden für die Deckungsbeitragsrechnung geschieht ebenfalls automatisch. Die Funktionen unterstützen eine zeitnahe Planung und helfen, Termindruck zu vermeiden. Stresssituationen, weil sich Baustellen überschneiden oder ich mit Mitarbeitern rechne, die krank, in Urlaub oder in der Berufsschule sind, kann ich so verhindern.
Erreichbarkeit ist oberstes Ziel
Im Bereich Support bietet das Softwareunternehmen Seminare, eine Hotline und Updates an. Die Seminare werden im kleinen Kreis von vier bis sechs Dachdeckern durchgeführt. Jeder Teilnehmer hat dabei seinen eigenen Arbeitsplatz. Zusätzlich steht allen Nutzern des Programms eine kostenlose Fernwartung zur Verfügung. Dabei wird einem Techniker per Knopfdruck die Freigabe erteilt, an der eigenen Computeranlage zu arbeiten. Bei der Hotline legt der Softwareanbieter großen Wert auf Erreichbarkeit, mindestens fünf Mitarbeiter stehen für Anfragen immer zur Verfügung. Kunden können außerdem den Update-Service auf der Firmen-Webseite nutzen: Dort stehen aktualisierte Daten und Updates zum Herunterladen bereit.