Informationen sind das wertvollste Gut eines Unternehmens. Ein Unternehmen kann auf Dauer nur erfolgreich sein, wenn es ihm gelingt, seine Informationen zuverlässig und schnell zu managen und vor unberechtigtem Zugang zu schützen.
Ein hilfreicher Grundsatz bei der Organisation von Dokumenten: So viel wie nötig – so wenig wie möglich. In vielen Betrieben werden neben Kunden- und Projektinformationen in der Auftragssoftware immer noch viele Aktenordner geführt. Oft zeigt sich, dass maximal 50 % davon wichtige aufbewahrungspflichtige Dokumente sind.
Aufbewahrt wird oft fast jeder Schriftverkehr – Anschreiben, alte Rechnungskopien und Formulare, abgelehnte Angebote oder Preislisten. Die Gründe dafür dürften vielen vertraut sein: Man „könnte es vielleicht noch einmal gebrauchen“, die Unterlagen „wurden immer so abgelegt“ oder man „wusste gerade nicht, wohin damit“. Neben der reinen Menge an Unterlagen erschwert auch die ungenaue Bezeichnung der Aktenordner das Suchen. Beliebte Begriffe: „Allgemeiner Schriftverkehr“, „Telefon“, „Verschiedenes“, „Listen“, „Seminare“, „Belege“, „Technik“. Parallel dazu ist meist eine umfangreiche bis chaotische EDV-Dokumentablage auf dem PC oder Server zu finden. Beispielhaft sei hier nur der Ordner „Fotos“ zu nennen. Hier werden meist wahllos Bilder von Projekten, Firmenfeiern, Marketingaktionen, Reklamationen und Mitarbeitern mit unklarer Bezeichnung und ohne Unterteilung archiviert.
Meine Tipps zur übersichtlichen Aktenführung:
Nutzen Sie die Funktionen Ihrer Handwerkersoftware vollumfänglich aus. Legen Sie Ihren Schriftverkehr zu Kunden, Projekten, Lieferanten, Mitarbeitern in diesem Programm ab.
Sortieren Sie Ihre Papierakten aus und entscheiden Sie, ob Sie vorgefundene Dokumente wirklich aufbewahren müssen. Entscheiden Sie, wie Sie Unterlagen zukünftig verwalten wollen – EDV oder Papier?
Erstellen Sie ergänzend einen Aktenplan für die verbleibenden Dokumente. Sinnvoll ist, Papier- und EDV-Ordner nach gleichem System aufzubauen. In der Tabelle sehen Sie eine beispielhafte Struktur, die Sie für Papierordner ebenso anwenden können wie analog dazu im Windows-Explorer:
Ein einfacher Dokumentenscanner bringt Ihre Daten mehr und mehr in die EDV und macht diese damit schnell für alle verfügbar. Das System zwingt zu einer Verschlagwortung und der Einhaltung einer vorher im Team festgelegten Ordnerstruktur.
Und noch ein Hinweis: Legen Sie auch E-Mails zum jeweiligen Thema/Projekt ab. Mit wenigen Stunden Aufwand reduzieren Sie Suchzeiten und Materialkosten und durchleuchten bei dieser Gelegenheit Ihre Arbeitsvorgänge. Im Ergebnis schaffen Sie mehr Auskunftsfähigkeit und Delegationsmöglichkeit – das verbessert Ihre Kommunikation.
Ina Grombach schreibt im DDH Experten Rat zu den Themen Büro- und Arbeitsorganisation sowie Zeitmanagement.