Viele schwerwiegende Fehler in einem Unternehmen basieren auf zu später Reaktion. Tägliche „Lage-Besprechungen“ in einem komprimierten Ablauf fördern reibungsfreiere Abläufe der Büro- und Baustellenaktivitäten.
Tagesmeetings empfehlen sich für das Baustellenteam sowie zwischen dem Geschäftsführer und den Büroangestellten. Trotz vieler Termine ist es unumgänglich, dass der Geschäftsführer über Fortschritte und Ergebnisse in seinem Unternehmen auf dem Laufenden bleibt und dass er Entlastung erhält, indem auch er zeitnah neue Akquise- und Baustellenvorgänge direkt an seine Mitarbeiter weitergibt.
Als Beispiel für die Umsetzung von Tagesmeetings sei hier ein Unternehmen aus dem Rheinland genannt, in welchem der Geschäftsführer aufgrund eines vollen Terminkalenders ständig außer Haus ist. Durch diesen Termindruck fällt ihm die stetige Kommunikation mit seinen Mitarbeitern schwer, die aber für Strategien, Entscheidungen und Maßnahmen unbedingt erforderlich ist.
Hier werden zum Arbeitsbeginn 15-minütige tägliche Arbeits- und Baustellenbesprechungen mit den gewerblichen Mitarbeitern durchgeführt. Gesprächspunkte des Meeting sind: Arbeitsauftrag, Baustellenablauf, Materialbestand, Stundenzettel und Besonderheiten
Die Abstimmung zwischen Geschäftsführer und Büromitarbeitern findet täglich um 15.30 Uhr statt. Zudem wurde festgelegt, welche Standards für Akquise- und Projektnotizen genutzt werden. Diese Regeln hat das Unternehmen festgelegt: Ein Formular dokumentiert die vollständige Information zum Kundengespräch, Termine und Informationen werden tagesgleich übergeben.
Zudem wurde eine feste Regelung für „Außen- und Innendienstzeiten“ gefunden, nach der Termine vereinbart werden. In den Tagesmeetings werden:
alle für die Klärung notwendigen Informationen und Unterlagen gesammelt und entsprechend aufbereitet
alle Fragen und Unklarheiten erörtert und wenn nötig Absprachen notiert
das weitere Vorgehen gemeinsam festgelegt.
Mögliche Stillstandzeiten aufgrund fehlender Entscheidungen werden mit dieser Vorgehensweise verhindert und der von einem Termin zum anderen eilende Vorgesetzte wird nicht ständig durch telefonische Anfragen seiner Mitarbeiter gestört. Vorgesetzte und auch Mitarbeiter sind so ständig auf dem Laufenden und können rechtzeitig entgegensteuern, wenn etwas nicht in die gewünschte Richtung läuft.
Ein solches Tagesmeeting muss nicht unbedingt durch Zusammensitzen erfolgen. Auch ein vorbereitetes tägliches Telefonat – am besten immer zur selben Zeit –, bei dem offene Punkte und Fragen geklärt werden, erfüllt seinen Zweck. In welchem Intervall das Meeting stattfindet, ist vom Aufgabenbereich, von Terminen und Fristen abhängig.