Erstaunlich viele kleine und mittelständische Handwerksbetriebe glauben noch immer, auch langfristig ohne kaufmännische Software auskommen zu können. Stattdessen behelfen sie sich mit Office-Standardsoftware oder verzichten bei der Betriebsführung sogar ganz auf den PC. Zu diesem Ergebnis kommt die Umfrage eines Nürnberger Marktforschungs-Instituts.
Befragt wurden im Auftrag eines Software-Herstellers rund 1.500 Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen. Kaufmännische Software nutzen danach lediglich 43 Prozent der befragten Firmen. Der Rest arbeitet zwar mit PC-Unterstützung, behilft sich bei kaufmännischen Prozessen aber mit Office-Programmen wie Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen. Diese Standard-Software ist aber nur begrenzt hilfreich und schöpft nicht alle Kontroll- und Steuerungsmöglichkeiten effizient aus. Dabei kann es für ein Unternehmen schnell brenzlig werden, wenn betriebswirtschaftliche Daten, Kosten und Termine irgendwann aus dem Ruder laufen. Abhilfe versprechen spezielle kaufmännische Lösungen für kleine und mittlere Betriebe mit unter fünf bis über fünfzig Mitarbeitern.
Der "digitale Betriebswirt"
Was versteht man konkret unter "kaufmännischer Software"? Im Allgemeinen ordnet man diesem Begriff alle Software-Werkzeuge zu, mit denen sämtliche kaufmännischen Prozesse von der Ausschreibung und Kalkulation, über die Angebotserstellung bis zur Abrechnung abgearbeitet, verwaltet und ausgewertet werden können. Die dabei erfassten Daten lassen sich in vielfältiger Weise auswerten und nutzen etwa für das Kontrollieren von Arbeitsabläufen, als Basis für wichtige Entscheidungen oder für die Unternehmenssteuerung. Zu den Vorteilen zählen die Minimierung des Zeitaufwands für kaufmännische und administrative Tätigkeiten, eine schnellere Übersicht über aktuelle Betriebsprozesse, die Rationalisierung von Routinearbeiten wie die Angebotsbearbeitung oder Rechnungsstellung, die Vermeidung unnötiger Tätigkeiten wie die Mehrfacherfassung von Daten sowie die Senkung von Kosten für administrative Tätigkeiten. Am wichtigsten aber: Der Inhaber erhält eine schnelle Übersicht über den aktuellen Stand der Projekte und die wirtschaftliche Situation seines Unternehmens. Dadurch kann er bei möglichen Engpässen frühzeitig reagieren, gegebenenfalls gegensteuern und dadurch Risiken minimieren.
Funktionen Kaufmännischer Software
Von A wie Angebot bis Z wie Zahlungseingang mit einer einzigen Software lässt sich, so die Versprechungen der Anbieter, der komplette "Bürokram" erledigen. Welche Funktionen kaufmännische Software im Einzelnen bietet, hängt jedoch vom jeweiligen Programm und dessen Struktur ab. Kaufmännische Software ist in der Regel modular aufgebaut. Auf diese Weise lassen sich individuelle Lösungen zusammenstellen und der Anwender muss nur in diejenigen Programm-Module investieren, die er für seine Arbeit auch tatsächlich benötigt. Ist später eine Funktionserweiterung erforderlich, werden einfach entsprechende Module hinzugekauft. Zur "Pflicht" kaufmännischer Software gehören Grundfunktionen wie die Stammdaten-Verwaltung von Kunden- oder Lieferantenadressen, die Auftragsbearbeitung für die Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Aufmaßen sowie Teil- und Schlussrechnungen. Angesichts des Preiskampfes innerhalb der Branche ist die Vor- und Nachkalkulation besonders wichtig, denn sie ermöglicht knapp kalkulierte Angebote und einen schnellen Soll-Ist-Vergleich. Weitere wichtige Grundfunktionen sind die Zeiterfassung, eine Offene-Posten-Verwaltung, das Mahnwesen, die Lager-, Material- und Projektverwaltung, diverse Schnittstellen wie DATANORM, GAEB, DATEV oder FIBU für den digitalen Datenaustausch mit Kunden, Projektpartnern und Lieferanten oder mit dem jeweiligen im Büro eingesetzten Lohnprogramm. Hinzu kommen Dachdecker-spezifische Funktionen wie etwa eine speziell auf diese Bereiche zugeschnittene, umfassende Artikeldatenbank. Zur "Kür" kaufmännischer Software zählen Zusatzfunktionen wie eine Verschnittoptimierung, die mobile Datenerfassung, das Dokumenten- oder das Kundenmanagement.
Checkliste: Darauf sollte man achten
Aufgrund der Funktionsvielfalt kaufmännischer Software ist es unmöglich, eine vollständige Checkliste zusammenzustellen. Auf folgende Punkte sollte man jedoch besonders achten: Da ist zunächst das Softwarekonzept handelt es sich beispielsweise um eine ausschließlich auf Dachdeckerbetriebe zugeschnittene Software oder um eine allgemeine Kaufmännische Software mit einem Aufsatz für den Dachdecker? Ist die Software erweiterbar und netzwerkfähig, damit auch mehrere Mitarbeiter mit zuvor definierten Rechten an den Projekt und Betriebsdaten arbeiten können? Bei den Adressdaten sollte nach Lieferanten, Kunden, Mitarbeitern und sonstigen Adressen unterschieden werden. Dabei sollten Informationen wie Name, Titel, Adresse, Ansprechpartner, alle Kommunikationsdaten und alle Zahlungsbedingungen (Skonto, Rabatte, Zuschläge, Kreditlimits etc.) sowie Bankverbindungen erfasst werden, denn diese Daten bilden die Grundlage für die Erstellung und Verwaltung von Angeboten und Rechnungen. Bei der Vorkalkulation sollte der Dachdecker auf einen Blick sehen, ob er mit dem Angebotspreis im "grünen Bereich" liegt oder "drauflegen" muss. Bei der Vorkalkulation sollten Nutzer auf frühere, ähnliche Angebote zurückgreifen können. Die Artikelverwaltung sollte eine möglichst umfangreiche Datenbank mit gewerkspezifischen Artikeln enthalten, inklusive Kurztext, Langtext, Berechnungseinheit, Einkaufspreis, Rabatten und Zuschlägen.
Das Programm sollte aus dem Angebot neben Bauteilstücklisten automatisch Material- und Versandsortlisten generieren können. Erstere sortieren die Bauteile nach dem Material, letztere nach deren Abmessung und Gewicht, was die Organisation von Bearbeitungsvorgängen oder dem Teileversand vereinfacht. Selbstverständlich sollten Sie auch Stücklisten aus Dach- oder Holzbau-CAD-Programmen importieren können. Gute Programme übernehmen bei der Nachkalkulation automatisch Positionen aus der Vorkalkulation und erfassen alle anfallenden Material-, Lohn- und sonstigen Kostenpositionen. Im Idealfall fließen diese Daten automatisch aus einer digitalen Zeiterfassung oder dem Bestellwesen ein. Soll- und Ist-Kosten sollten übersichtlich miteinander verglichen werden können. Heutzutage leider immer wichtiger: die Offene-Posten-Verwaltung, mit der unbezahlte oder teilweise bezahlte Rechnungen überwacht werden können. Kundenrechnungsdaten sollten unter Berücksichtung der individuellen Zahlungsvereinbarungen in der Offene-Posten-Liste automatisch übernommen werden. Die Software sollte überfällige Rechnungen automatisch in das Mahnwesen übernehmen und standardisierte Mahnschreiben unter Berücksichtigung von Mahnstufen und Mahngebühren automatisch erstellen.
Marian Behaneck
Den kompletten Beitrag mit Anbieterübersicht und Glossar finden Sie in DDH Ausgabe 18/2008.