Wer regelmäßig die Lohnabrechnung bewältigt, weiß: Das Thema ist kompliziert und kann gerade kleinen Betrieben über den Kopf wachsen. Entlastung bieten Lohnbüros hier lesen Sie, wie der Service funktioniert.
Die Idee für ein Lohnbüro ergab sich für Rosemarie Hagemann aus den Umständen: In der Personalabteilung eines Unternehmens für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständig, entschloss sich Hagemann nach der Familiengründung, ihr Fachwissen in der Selbstständigkeit anzuwenden. 1998 gründete die gelernte Personalfachkauffrau das Lohnbüro Hagemann in Bergisch Gladbach. Die Nachfrage kam vor allem von zwei Seiten Unternehmen, die keine eigene Lohnbuchhaltung unterhalten wollten oder konnten, und Steuerberatern, die den Bereich Abrechnung ihrer Mandanten an Spezialisten weitergeben wollten.
Die Spezialisierung auf den Bausektor war ursprünglich nicht geplant: "Das hat sich entwickelt ich wurde von Beginn an sehr häufig zum Thema Baulöhne um Hilfe gebeten. Das zeigte mir, wie groß der Bedarf in diesem Bereich ist. Rückblickend erstaunt mich das wenig, denn Baulöhne sind wegen ihrer speziellen Abrechnungsform und der eigenen Software ein komplexes Thema." Zwar bietet das Büro heute auch Leistungen für andere Berufssparten an von Ärzten über Reisebüros bis zu Werbeagenturen der Schwerpunkt der Arbeit ist aber das Handwerk.
Angebote statt Abrechnungen schreiben
Rosemarie Hagemann hat sich ein profundes Wissen über die verschiedenen Regelungen der Branche erarbeitet. Konzentration auf das Kerngeschäft hält sie für die beste Strategie, für sich und ihre Kunden: "Aus meiner täglichen Arbeit weiß ich, wie häufig rechtliche Änderungen die Abrechnungspraxis beeinflussen. Kleine Betriebe, die ihre Abrechnungen quasi nebenher erledigen müssen, sind so schnell überfordert oder müssen trotz teurer Lohnsoftware extrem viel Zeit investieren." Ist die Arbeit erledigt, bleibt die Unsicherheit, dass bei einer Betriebs- oder Sozialversicherungsprüfung mögliche Fehler, zum Beispiel bei Mindestlöhnen, aufgedeckt werden und der Betrieb nachzahlen muss. Dazu kommen wachsende Anforderungen unter anderem an den Datenschutz und die Archivierung der Daten, kürzere Fristen bei der Übermittlung der Daten und drohende Bußgelder bei den wieder eingeführten Sofortmeldungen. Dazu kommen Detailfragen: Was muss bei anstehender Kurzarbeit beachtet werden und wie wird sie richtig berechnet?
"Betriebe, die sehr viel Zeit für ihre Abrechnungen aufwenden, sollten ehrlich analysieren, ob sich diese Arbeit rechnet. Kann ich es mir leisten, jemanden abzustellen, der beim Thema immer auf dem Laufenden bleibt?" Wenn dadurch Zeit im Kerngeschäft fehlt, so Hagemann etwa beim Schreiben von Angeboten, kann die Auslagerung des gesamten Bereichs von Vorteil sein.
Das Ziel ist Entlastung
Ziel der Dienstleistung ist es, Betriebe im Bereich Abrechnung komplett zu entlasten. In einem ersten Beratungsgespräch führen Betrieb und Lohnbüro zunächst eine Bestandsaufnahme durch: Welche Leistungen benötigt der Betrieb? Muss etwas aufgearbeitet werden? Welche Dateien oder Unterlagen fehlen? Auf dieser Basis erstellt das Lohnbüro ein Angebot. Sind die Aufgaben definiert und alle Unterlagen übergeben, kann sich der Betrieb aus der Abrechnungspraxis im Prinzip zurückziehen, das Lohnbüro erstellt die Lohn- und Gehaltsabrechnung, setzt alle gesetzlichen Neuregelungen um und hält die gesetzlichen Fristen ein. Zum möglichen Leistungsumfang gehören unter anderem die monatlichen Meldungen an die Sozialkassen im Baugewerbe, Beitragsnachweise und Erstattungsanträge für die Krankenkassen, Lohnsteuerbescheinigungen an das Finanzamt oder Bescheinigungen für das Arbeitsamt. Betriebe erhalten auf Wunsch umfangreiche Auswertungen. Die klare Trennung von betrieblichen Kernaufgaben und dem ausgelagerten Abrechnungswesen erweist sich für Kunden als praktikabel (siehe Kasten "Dachdecker-Meinung"), für Rosemarie Hagemann als Erfolgsgarant ihres Geschäftsmodells: "Wenn jemand zu mir kommt, soll er den ganzen Bereich abgeben können, um sich auf seine Kernaufgaben zu konzentrieren."
Fazit: Den Preis für Arbeit richtig einschätzen
Lohnabrechnungen genießen häufig nicht den höchsten Stellenwert in Handwerksbetrieben und werden gerne "zwischendurch" erledigt. Dabei können sie sich wegen der wachsenden Anforderungen als echte Zeitfresser entpuppen. Wer (zu viele) wertvolle Stunden mit Abrechnungen verbringt und deshalb keine Zeit für das Kerngeschäft mehr hat, zahlt sich selbst einen zu geringen Lohn. Externe Spezialisten können unter dem Strich günstiger sein.
Malte von Lüttichau