Keine Zeit zum Aufräumen, aber zum Suchen? Rund um das Thema Büro und Zeitmanagement gibt Office-Coach Ina Grombach künftig regelmäßig Praxis-Tipps, die Ihnen helfen, effizienter zu arbeiten.
Dachdeckermeister Michael Mohr aus Rheinbreitbach erlebt in der täglichen Praxis, wie sehr sein Betrieb von straffer Organisation profitiert. Michael Mohr Bedachungen inzwischen 23 Mitarbeiter stark ist seit über 15 Jahren auf Expansionskurs. Auch dadurch sind die organisatorischen Anforderungen immer größer geworden: "Der Flut und Geschwindigkeit von Informationen Herr zu werden und dabei jedem Kunden das richtige Leistungsangebot rechtzeitig zu unterbreiten und zuverlässig auszuführen, ist eine wachsende Herausforderung. Besonders der saisonal hohe Arbeitsaufwand braucht eine gut durchdachte Planung, Ausstattung und die richtigen Methoden im Umgang mit Kunden und Mitarbeitern. Strukturierte Prozesse entscheiden in meiner Arbeit über Erfolg oder Misserfolg eines Projektes."
Organisation ist Chefsache
Auch für ihn persönlich, berichtet Mohr, hat sich in den vergangenen Jahren viel geändert: "Mein Aufgabenbereich ist zunehmend in den Bereich der Organisation übergegangen. Im Rahmen einer Büroorganisationsberatung haben wir für viele Bereiche Standards und Vorgaben entwickelt. Akten-Ordnung, Checklisten, Verfahrensanweisungen ermöglichen neben der Anwendung moderner Technik und Teambesprechungen einen gezielten Informationsfluss und liefern uns verlässliche Entscheidungsgrundlagen. Das bedeutet im Ergebnis mehr Effizienz und mehr Lebensqualität am Arbeitsplatz."
Für Michael Mohr ist Organisation ein Erfolgsfaktor. Studien belegen jedoch, dass in Büros weiterhin riesige Potenziale schlummern. Das wird vielen Unternehmern bereits bewusst, wenn sie ihren Arbeitsplatz betrachten. "Keine Zeit zum Aufräumen aber Zeit zum Suchen", lautet die häufige Erkenntnis. Noch vor Jahren mochte das nicht so problematisch sein. Damals galt "Groß frisst klein". Heute dagegen gilt "Schnell frisst langsam". Somit ist eine effiziente Büroorganisation keine Option, sondern eine Voraussetzung, um das Überleben des Unternehmens zu sichern.
Stellschrauben für Verbesserungen
Der Arbeitsalltag verlangt uns viel ab: Energie, Geduld, Aufregungen, Ärger und manchmal Stress. Längst hängt der Erfolg des Handwerksbetriebes nicht allein von handwerklichem Wissen und Fähigkeiten ab sondern vom geschickten Umgang mit Verwaltung, Führung und Verkauf. Stellschrauben für das Unternehmensergebnis werden im Büro gestellt und sind daher Chefsache. Teams, die durch sinnvolle Abläufe Zeit sparen, sparen dem Inhaber Kosten. Gleichzeitig steht ihnen wertvolle Energie für die Arbeit beim Kunden auf der Baustelle zur Verfügung.
Erfolg entsteht bei der Betriebsorganisation durch gezielte Gestaltung von Struktur, Zeitmanagement und Kommunikation. Schrittweise mit den richtigen Werkzeugen und der Bereitschaft zur Veränderung. In Zukunft erhalten Sie regelmäßig nützliche Tipps und Anleitungen eines Office-Coaches für Ihre Büroorganisation und Betriebsführung. Wir zeigen Lösungen, die Reibungsverluste verringern für einfaches, leichtes und effizientes Arbeiten in einem erfolgreichen Meisterteam.
Ina Grombach
Den ausführlichen Beitrag lesen Sie in DDH 23/2010