Mobile Zeiterfassung: Schwer lesbare und ungenau geführte Stunden- oder Rapportzettel gehören bald der Vergangenheit an, wenn die Hersteller mobiler elektronischer Zeiterfassungssysteme Recht behalten.
Je nach System werden folgende Vorzüge genannt: Reduzierung des Erfassungsaufwands, zeitnahe, minutengenaue und manipulationssichere Erfassung, nachvollziehbare und überprüfbare Tätigkeitsnachweise (sowohl für den Kunden, als auch für den Auftraggeber), Minimierung von Übertragungsfehlern in die weiterverarbeitende Software und Zeit- und somit Kostenersparnis gegenüber dem handgeschriebenen Stunden- oder Rapportzettel
Für den Anwender stellt sich im Grunde genommen nur die eine Frage: mit welchem System kann ich die meisten Kosten sparen? Dass dies nach Meinung des Anbieters natürlich nur das jeweils eigene Produkt sein kann, ist wohl jedem Anwender genauso klar, wie die Tatsache, dass nicht jeder Eskimo einen Kühlschrank braucht. Der Interessent sollte sich deshalb zuallererst ein Bild über seine eigenen Gegebenheiten, Arbeitsweisen und Durchsetzungsmöglichkeiten innerhalb seiner Belegschaft machen - denn eine Umstellung auf eine mobile elektronische Zeiterfassung ist wie eine Umstellung vom Fahrrad- zum Autofahren. Um ein optimale Entscheidung für seinen Betreib treffen zu können, muss der Interessent jedoch auch Kenntnisse über die verschiedenen angebotenen Lösungen auf dem Markt erlangen. Da gerade in diesem Bereich der Betriebsdatenerfassung (BDE) die Lösungsansätze zum Teil völlig unterschiedlich sind, kann an dieser Stelle nur versucht werden, eine grundsätzliche Übersicht über die verschiedenen Ansätze zu geben.
In mobilen elektronischen Zeiterfassungssystemen werden je nach Lösungsansatz, folgende Daten erfasst:
- Ressource (Personal (einzeln oder Kolonnen), Maschinen, Fahrzeuge)
- Standort (nur bei Systemen mit Satellitenortung)
- Auftrag (Projekt, Vorgänge, Baustelle, Reparatur, etc.)
- Tätigkeit (Einlatten, Entsorgen, etc.)
- Stundentyp (Normalstunden, Überstunden, Erschwernisstunden, Nachtstunden, etc.)
- Kostenstellen (Dachdecker, Zimmerei, Büro, etc)
- Zeit (Beginn und Ende)
- Wetterdaten
Die Art und Weise mit welcher Hardware die oben genannten Daten erfasst werden, ist dabei ebenso unterschiedlich:
- Spezielle Tastatur-Eingabegeräte, welche in der Regel nur mit der Software des selben Herstellers eingesetzt werden können
- Spezielle Eingabegerät, für die Softwarelösungen von verschiedener Firmen erhältlich sind
- Barcodeleser
- Berührungsleser
- Kombi-Eingabegeräte (Tastatur, Barcodeleser, Fingerprintleser, Chipkarte)
- Handys (je nach Lösungsansatz: Standard, Herstellerabhängig, Java®-fähig)
- PalmPilot®, PocketPC®, BlackBerry®
- Internetfähige Standardgeräte (Notebooks, Tablett-PCs. etc.) für Web-Terminal basierende Zeiterfassungssysteme
Je nach Hersteller werden die im Erfassungsgerät bzw. auf dem Datenserver im Internet erfassten Daten mit unterschiedlichen Möglichkeiten auf den stationären Bürorechner oder eigenen Firmenserver übertragen:
- per Chipkartenleser (bei herstellereigene Eingabegeräte, die die eingegebenen Daten auf einer Chipkarte speichern)
- mit herstellerspezifische Dockingstation (Lade- und Datenübertragungsgerät)
- mit PDA-Dockingstation
- durch USB-Kabel, Bluetooth- oder Infrarotschnittstelle
- direkt als zu einer e-Mail umgewandelte SMS-Nachricht von einem Handy als Eingabegerät
- durch Direkteingabe vor Ort bei bestehender Internetverbindung zum Firmenserver (Terminalserverbetrieb)
- durch Abholung der durch Handy, GSM-Modem oder sonstigen mobilen Übertragungstechnik gesendeten Daten an einem externen Datenserver (Gateway)
Siegmund Braun