Als Arbeitgeber sollten Sie Ihren Angestellten ein Zeugnis schreiben, das eine wohlwollende Gesamtschau des Arbeitsverhältnisses darstellt. Wir erläutern, wann und wie Sie ein solches erstellen müssen.
Jeder Mitarbeiter hat nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dies ergibt sich aus § 630 BGB, bzw. aus den einschlägigen Vorschriften des Handelsgesetzbuches, der Gewerbeordnung oder des Berufsbildungsgesetzes. Der Mitarbeiter muss allerdings ausdrücklich die Aushändigung eines Zeugnisses verlangen, unaufgefordert muss ein Zeugnis bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht erstellt werden.
Einfaches oder qualifiziertes Zeugnis? Wo liegt der Unterschied?
Man unterscheidet zwischen dem sogenannten einfachen und dem qualifizierten Zeugnis. Ein einfaches Zeugnis beinhaltet lediglich den schriftlichen Nachweis über die Dauer der Beschäftigung in einem Unternehmen und die Art der ausgeübten Tätigkeit. Wird zusätzlich eine Beurteilung über Leistung und Führung des Mitarbeiters hinzugefügt, so handelt es sich um ein sogenanntes qualifiziertes Zeugnis. In der Beurteilung von Führung und Leistung hat sich ein weitverbreiteter Zeugniscode entwickelt. Zum Teil wurden diese Formulierungen jedoch durch gerichtliche Urteile für unzulässig erachtet. Aber zunächst zu den formellen Voraussetzungen. Ihr Mitarbeiter muss ausdrücklich eine qualifiziertes Zeugnis von Ihnen verlangen, ansonsten erhält er ein einfaches Zeugnis. Endet das Arbeitsverhältnis vor Ablauf der ersten sechs Monate, ist es dem Arbeitgeber kaum möglich, Führung und Leistung des Mitarbeiters objektiv zu beurteilen. In diesem Fall erhält der Mitarbeiter grundsätzlich somit ein einfaches Zeugnis.
Übersicht: Formelle Voraussetzungen an ein ordnungsgemäßes Zeugnis
1. Das Zeugnis muss auf dem üblichen Briefbogen des Arbeitgebers geschrieben sein. Name und Adresse des Unternehmens müssen erkennbar sein.
2. Das Zeugnis muss sauber und ordentlich geschrieben sein und darf keine Flecken, Verbesserungen, Durchstreichungen oder gar Radierungen enthalten.
3. Das Zeugnis wird in deutscher Sprache abgefasst, auch wenn es sich um das Zeugnis für einen ausländischen Mitarbeiter handelt.
4. Das Zeugnis muss zudem maschinengeschrieben und unter Einhaltung eines einheitlichen Schriftbildes verfasst sein.
5. Es enthält Datum und Ortsangabe und sollte in sich geschlossen formuliert werden. Das Zeugnis muss vom Arbeitgeber oder seinem Bevollmächtigten unterschrieben sein
6. Ein Stempel oder die Unterschrift eines im Auftrag Handelnden genügt nicht.
7. Notwendiger Inhalt eines Zeugnisses. Ein Zeugnis enthält stets die Beurteilung eines konkreten Mitarbeiters.
8. Aus diesem Grund muss er im Zeugnis genau bezeichnet sein.
9. Es macht daher Sinn, neben dem Namen und ggf. Geburtsnamen des zu Beurteilenden auch Geburtsdatum und Geburtsort anzugeben.
Von Kirsten Weigmann