Für Mitarbeiter gibt es Vertretungen, für Computerdaten ein Back-up aber wo ist der Plan, wenn der Chef ernsthaft erkrankt oder länger verhindert ist? Der Beitrag zeigt, wie Sie einen guten Notfallplan erstellen und Ihre Mitarbeiter mit einbeziehen.
Der typische deutsche klein- bis mittelständische Unternehmer hält sich selbst für unersetzlich, nahezu unverwundbar und ist so gut wie nie krank. Entspräche diese Selbstwahrnehmung der Wahrheit, wäre dies Grund genug, dafür eine wissenschaftliche Erklärung zu suchen. Tatsächlich beruht sie vielmehr auf Selbsttäuschung und Verdrängungsprozessen. Die bittere Wahrheit ist: Es kann jeden treffen. Jederzeit. In jedem Alter und überall.
So mancher Dachdeckermeister schleicht sich nach einigen Jahren mit schlechtem Gewissen erstmals für einen Urlaub aus dem Betrieb und wird am Urlaubsort von einer Naturkatastrophe, Unruhen oder Generalstreiks überrascht. Aus der geplanten Heimkehr binnen einer Woche werden vier Wochen. Unternehmer zu sein schützt auch nicht vor Herzinfarkt oder Schlaganfall.
Situation, die Fragen aufwirft
Eine Situation, die Fragen aufwirft: Was passiert mit dem Betrieb und den daran hängenden Existenzen der Mitarbeiter, wenn der Unternehmer auf nicht absehbare Zeit unerreichbar bleibt oder zur Genesung in ein künstliches Koma versetzt wird? Wer schließt morgens das Büro auf, wer hat Zugriff auf die Post und das Bankkonto, wer kann rechtsverbindlich für das Unternehmen Verträge unterzeichnen? Wer sieht auf einen Blick, dass ein vorbereitetes Angebot nicht kostendeckend sein kann? Wer hat Zugang zu Schlüsseln, Passwörtern, Bauplänen, dem Panzerschrank? Wer hat einen Draht zu Kunden, Lieferanten und vor allem zu den Banken? Wer kennt vertrauliche Absprachen, die mittelfristige Investitions- und Finanzplanung? Wer holt neue Aufträge herein? Hat die Ehefrau Kontovollmacht? Ist die finanzielle Versorgung der Familie sichergestellt?
Man kann in dieser Lage den Kopf in den Sand stecken oder sich bereits in der Gegenwart etwas von Konzernen abschauen: Bei Großunternehmen ist es selbstverständlich, in einer Geschäftsordnung zu regeln, wie Aufgaben und Entscheidungskompetenzen umverteilt werden, sollte ein Vorstandsmitglied überraschend ausfallen. Zu solchen Vorsorgemaßnahmen sind Aktiengesellschaften nach § 91 II AktG verpflichtet; im Schrifttum wird zum Teil davon ausgegangen, dass diese Verpflichtung analog auch für die GmbH gilt. Was hier für Kapitalgesellschaften verpflichtend ist, kann für Betriebe anderer Rechtsform nicht schädlich sein. Der Schlüssel liegt in der Entwicklung einer auf den Betrieb individuell zugeschnittenen Notfallplanung:
Absicherung durch Notfallplanung
Zunächst ist zu analysieren, welche Tätigkeiten der Unternehmer im Einzelnen täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich oder nach Bedarf ausübt und welche besonderen Qualifikationen dazu erforderlich sind (Vollmachten, Meisterzulassung, Schlüssel, Passwörter, erforderliches Know-how und Ähnliches). Dann ist zu überlegen, auf welche Mitarbeiter oder Familienangehörigen Aufgaben und Kompetenzen unter Berücksichtigung ihrer individuellen Fähigkeiten zu verteilen sind. Selten wird ein Mitarbeiter alleine den Chef vertreten, was wegen möglicher Missbräuche auch nicht immer anzuraten ist. Durch gegenseitige Kontrolle mehrerer eingebundener Mitarbeiter sind Missbräuche eher zu vermeiden und ausgewogene unternehmerische Entscheidungen zu erwarten.
Die Notfallplanung sollte schriftlich dokumentiert werden und dient quasi als in der Schublade schlummerndes "Drehbuch" für den Notfall. Dabei ist darauf zu achten, dass nicht alle Mitarbeiter den gleichen Kenntnisstand haben müssen, mithin zwischen frei zugänglichen und vertraulichen Informationen für bestimmte Mitarbeiter auch in der Notfallplanung zu unterscheiden ist. Keinesfalls sollte die Notfallplanung als "Überraschungspaket" für die Mitarbeiter hinterlegt werden; jeder sollte im Vorfeld detailliert darüber informiert werden, welche Aufgaben er im Fall der Fälle zu erledigen hat.
Ingo Dorozala
Den ausführlichen Beitrag lesen Sie in der DDH Ausgabe 06/2009.