Serie PV: Die effiziente Organisation von Baustellen ist entscheidend für den Erfolg von Photovoltaik-Projekten. Die Digitalisierung bietet hier zahlreiche Möglichkeiten, um Abläufe zu optimieren und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Gewerken zu verbessern. Dieser Artikel beleuchtet die drei entscheidenden Phasen eines Ortstermins – Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung – und zeigt auf, wie digitale Werkzeuge den Prozess unterstützen können.
Die Zusammenarbeit mit Elektrikern ist ein zentraler Aspekt bei PV-Projekten. Elektriker sind für die Netzverträglichkeit und den Anschluss der Anlage verantwortlich. Ein bewährtes System, das die Aufgaben klar definiert und die Kommunikation zwischen Dachdeckern und Elektrikern erleichtert, ist unerlässlich.
Von der Gefährdungsbeurteilung über die Arbeitssicherheit
Digitale Werkzeuge wie MeisterTask können hierbei helfen, die Aufgabenverteilung zu organisieren und den Fortschritt zu überwachen. Die digitale Organisation von Baustellen ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Gewerken. Durch die Nutzung von Kanban-Systemen wie MeisterTask können alle Beteiligten ihre Aufgaben und deren Fortschritt im Blick behalten. Dies reduziert Missverständnisse und erhöht die Effizienz. Bei der Dachsanierung haben sich bestimmte Strukturen und Arbeitsweisen bewährt, die auch auf PV-Projekte übertragen werden können. Dazu gehört das Prinzip „weniger ist mehr“, indem man sich auf bewährte Modulhersteller konzentriert und unnötige Komplexität vermeidet. Die klare Aufgabenverteilung und die Nutzung standardisierter Checklisten sorgen für eine reibungslose Durchführung der Projekte.
Die Planung von PV-Projekten kann durch digitale Tools erheblich erleichtert werden. Von der Gefährdungsbeurteilung über die Arbeitssicherheit bis hin zur Erstellung ausführbarer PDF-Checklisten oder Formulare mit JotForm – die Digitalisierung bietet zahlreiche Möglichkeiten, die Effizienz und Sicherheit auf Baustellen zu erhöhen.
Arbeitssicherheit ist nicht verhandelbar
Digitale Tools ermöglichen eine detaillierte und transparente Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung. Screenshots und Protokolle aus entsprechenden Apps können direkt in die digitale Bauakte übernommen werden. Ein durchdachtes System für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von PV-Projekten ist unerlässlich. Verträge mit Elektrikern sollten auf Musterverträgen/Vordrucken der Verbände (Vereinbarung von ZVDH/ZVEH) basieren. Während der Durchführung unterstützen digitale Werkzeuge bei der Koordination und Dokumentation. Nach Abschluss der Arbeiten sorgt die digitale Bauakte für eine vollständige und leicht zugängliche Dokumentation aller Projektdetails.
Nun gehen wir detailliert auf die drei Phasen des Ortstermins ein, die entscheidend für den erfolgreichen Abschluss eines PV-Projekts sind. Jede Phase erfordert spezifische Maßnahmen und den Einsatz geeigneter digitaler Werkzeuge, um eine reibungslose und effiziente Abwicklung zu gewährleisten. Diese Phasen sind aus dem Buch „Photovoltaik am Dach“ von Michael Zimmermann entnommen. Es bietet einen echten Mehrwert für Dachdeckerunternehmen und ist eine wertvolle Ressource, um sich weiterzubilden und eigene Prozesse zu optimieren. Ein Blick in dieses Buch lohnt sich.
Die Phasen im Einzelnen
Die erfolgreiche Planung und Durchführung eines Photovoltaik-Projekts beginnt mit einem gut strukturierten Ortstermin. Für Dachdeckerbetriebe ist es hilfreich, den Prozess in drei wesentliche Phasen zu unterteilen: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Diese Struktur stellt sicher, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt und effizient abgewickelt werden.
Phase 1: Vorbereitung des Ortstermins
Die Vorbereitung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Ortstermin. Dabei geht es nicht nur um die logistischen und technischen Aspekte, sondern auch um eine sorgfältige mentale Vorbereitung. Sie umfasst mehrere wesentliche Schritte, die sicherstellen, dass alle relevanten Informationen gesammelt, überprüft und organisiert werden. Zunächst einmal ist es wichtig, alle bereits vorhandenen Daten des Kunden gründlich zu prüfen. Dazu gehören Bilder, Pläne, Aufmaße und Verbräuche, die in den ersten Beratungsgesprächen und der PV-Simulation erfasst wurden. Diese Informationen werden häufig manuell erfasst, was zeitaufwendig und fehleranfällig sein kann. Hier kommen digitale Werkzeuge wie JotForm ins Spiel, die es ermöglichen, Formulare und Konfiguratoren zu erstellen, die Kunden bereits vorab ausfüllen können. Diese Daten werden digital erfasst, in der Cloud gespeichert und sind somit jederzeit und überall zugänglich. Die Informationen können direkt in eine Aufgabenkarte in MeisterTask übernommen werden, die alle wichtigen Details enthält und die weitere Organisation erleichtert. Ein weiterer wichtiger Aspekt der Vorbereitung ist die technische Überprüfung des vorgeschlagenen Systemplans auf seine Realisierbarkeit. Hierbei kann MeisterTask genutzt werden, um die Aufgaben zu organisieren und die notwendigen technischen Überprüfungen zu dokumentieren.
Sicherheitsmaßnahmen dürfen ebenfalls nicht vernachlässigt werden. Es ist essenziell, die notwendigen Sicherheitsvorkehrungen für den Ortstermin zu planen und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer die entsprechende Schutzausrüstung haben.
Digitale Tools wie JotForm können verwendet werden, um eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen und zu dokumentieren, wodurch die Sicherheit der Arbeiter gewährleistet wird.
Die logistische Planung ist ein weiterer entscheidender Punkt. Das Festlegen von Datum und Uhrzeit des Ortstermins und die rechtzeitige Kommunikation an alle Beteiligten sind unerlässlich. Ein Termin-Tool kann dabei helfen, die Terminfindung und Bestätigung durch alle Teilnehmer zu erleichtern. Darüber hinaus muss die Anfahrt geplant und sichergestellt werden, dass alle notwendigen Hilfsmittel und Geräte wie Leitern, Messgeräte und Werkzeuge vorhanden sind. Eine digitale Checkliste in MeisterTask unterstützt hierbei. Zusätzlich helfen Google Earth und Google Maps bei der Anfahrt und Orientierung vor Ort.
Es ist auch wichtig, die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams klar zu definieren. Es sollte festgelegt werden, wer den Ortstermin durchführt – sei es der Unternehmer, Meister, Vorarbeiter oder Geselle – und welche spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten bestehen. Für die Kommunikation und Aufgabenverteilung im Team bieten sich Tools wie Microsoft Teams, Google Business Chat oder Slack an, wobei auch MeisterTask oder andere Aufgabenmanagement-Tools hilfreich sein können.
Ein gut strukturierter Fragenkatalog ist ebenfalls von großer Bedeutung. Es empfiehlt sich, eine Liste mit offenen Fragen und Punkten zu erstellen, die während des Ortstermins angesprochen werden sollen. Diese Liste kann in digitalen Tools wie Evernote oder Notion geführt werden und ist somit für alle Teammitglieder zugänglich. Alternativ können auch MS Docs oder Google Docs verwendet werden, wobei der Link zum Dokument in der Aufgabenkarte hinterlegt und somit in der Cloud zugänglich ist.
Schließlich sollten alle notwendigen Unterlagen wie Skizzen, technische Daten oder vorherige Berechnungen bereitgehalten werden. Plattformen wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive bieten die Möglichkeit, alle Dokumente zentral zu speichern und für alle Beteiligten zugänglich zu machen.
Eine flexible Zeitplanung ist unerlässlich, um auf unvorhergesehene Herausforderungen oder Fragen reagieren zu können. Zeitmanagementmethoden wie Kalenderblocking sowie feste Tage können hierbei hilfreich sein.
Phase 2: Durchführung des Ortstermins
Der erste Schritt bei der Durchführung eines Ortstermins besteht darin, strukturiert vorzugehen. Wie Piloten vor jedem Flug eine Checkliste abarbeiten, sollte auch der Handwerker mit einer solchen Vorbereitung in den Ortstermin starten. Dies verhindert das Übersehen wesentlicher Details und stellt sicher, dass alle relevanten Punkte abgearbeitet werden. Hierbei sind digitale Werkzeuge wie MS Docs, Google Docs, Notion oder Checklisten in MeisterTask äußerst hilfreich. Diese Tools ermöglichen es, Checklisten digital zu erstellen, zu aktualisieren und mit dem Team zu teilen, was die Effizienz und Genauigkeit erhöht.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Schaffung einer positiven Atmosphäre. Ein gelassenes Auftreten und offene Kommunikation helfen, eine vertrauensvolle Beziehung zum Kunden aufzubauen und eventuelle Hindernisse im Vorfeld zu erkennen. Digitale Werkzeuge wie Videokonferenzen oder automatisierte Videoberatungspakete können von vornherein Vertrauen und Expertise aufbauen. Diese Tools ermöglichen es, bereits vor dem Ortstermin einen ersten Kontakt herzustellen und wichtige Fragen zu klären. Wenn man dann zum Termin kommt, begrüßt einen der Kunde so vertraut, als würde man sich schon länger kennen. Dies ist ein besonderer Moment und ein toller Effekt, der die Zusammenarbeit erleichtert und das Vertrauen stärkt.
Während des Ortstermins ist es entscheidend, die technischen Daten präzise zu erfassen. Informationen, die während des Termins gesammelt werden, sollten direkt in ein Cloud-System eingegeben werden, welche unmittelbar im Büro verfügbar sind. Digitale Tools ermöglichen es, die Daten online zu erfassen und zu synchronisieren, wodurch die Datenverarbeitung beschleunigt und das Risiko von Datenverlusten oder Übertragungsfehlern minimiert werden. Diese Tools bieten zudem die Möglichkeit, Fotos, Skizzen und Notizen direkt in das System zu integrieren, was die Dokumentation umfassend und effizient macht.
Zusammengefasst ist die Durchführung des Ortstermins eine Phase, die technisches Geschick und soziale Kompetenz erfordert. Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden digitalen Werkzeugen kann diese Phase reibungslos und effizient ablaufen, was die Grundlage für den erfolgreichen Abschluss des Photovoltaik-Projekts bildet.
Phase 3: Nachbereitung des Ortstermins
In dieser Phase wird die Arbeit, die während des Ortstermins geleistet wurde, konsolidiert, analysiert und dokumentiert, um die nächsten Schritte des Projekts zu planen.
Zunächst müssen alle während des Ortstermins gesammelten Daten zentral abgelegt werden. Eine zentrale Ablage ermöglicht es dem gesamten Projektteam, auf die Daten zuzugreifen und sie gemeinsam zu nutzen. Die Nutzung der Ablagestruktur des eigentlichen Projektvorgangs in der Branchensoftware ist hierbei am effektivsten. Digitale Werkzeuge wie OneDrive, Google Drive und MeisterTask bieten umfassende Möglichkeiten zur Datenkonsolidierung und Dokumentenverwaltung. Diese Tools erleichtern das Speichern, Organisieren und Teilen von Dokumenten und Informationen, wodurch die Effizienz des Teams erheblich gesteigert wird. Die gesammelten Daten sollten gründlich analysiert werden, um eine klare Vorstellung von den Anforderungen und möglichen Herausforderungen des Projekts zu erhalten. Dies umfasst die Überprüfung des Aufmaßes, der Machbarkeit und eventuell das Erstellen eines ersten Entwurfs.
Ein weiterer wichtiger Schritt in der Nachbereitung ist die Erstellung eines detaillierten Berichts über den Ortstermin. Dieser Bericht sollte sowohl technische Details als auch andere Beobachtungen, wie Zugänglichkeitsprobleme oder besondere Anforderungen des Kunden, umfassen.
Die Kommunikation mit dem Kunden ist ebenfalls ein entscheidender Aspekt der Nachbereitung. Es ist wichtig, den Kunden über die Ergebnisse des Ortstermins zu informieren. Dies kann in Form einer kurzen Zusammenfassung der Befunde, eines vorläufigen Angebots oder eines Updates über die nächsten Schritte erfolgen. Eine professionelle Projektverwaltung und Kommunikation sind hierbei entscheidend. CRMs sind sehr hilfreich, aber auch MeisterTask für die Abwicklung des Projekts bietet einen deutlichen Mehrwert. Kunden können durch eine Aufgabe in MeisterTask im Prozess informiert werden, und Vorlagen-E-Mails können die Kommunikation weiter vereinfachen.
Basierend auf den Ergebnissen des Ortstermins und der Analyse sollte ein klarer Aktionsplan für die nächsten Schritte des Projekts erstellt werden. Dies kann die Beschaffung von Materialien, die Planung der Arbeitskräfte oder die Koordination mit Kooperationspartnern aus dem Elektrohandwerk oder anderen Dienstleistern umfassen. Digitale Werkzeuge wie MeisterTask sind perfekt für die Projektplanung geeignet, während Asana für Fortgeschrittene zusätzliche Funktionen bietet, die die Planung und Verfolgung von Projekten erleichtern.
Digitalisierung der Baustellenorganisation
Die Digitalisierung der Baustellenorganisation bietet Dachdeckerbetrieben zahlreiche Vorteile. Durch die gezielte Nutzung digitaler Werkzeuge in den Phasen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung lassen sich Prozesse effizienter gestalten und die Zusammenarbeit zwischen den Gewerken optimieren.
Gemeinsam mehr erreichen
Die strukturierte und digital unterstützte Organisation von Ortsterminen ist ein wesentlicher Bestandteil erfolgreicher Photovoltaik-Projekte. Indem Dachdeckerbetriebe die in diesem Artikel beschriebenen Methoden und Tools anwenden, können sie ihre Effizienz steigern und die Qualität ihrer Projekte verbessern. Der ZVDH-zertifizierte PV-Manager ist hierbei von großer Bedeutung, um erfolgreich PV-Projekte durchzuführen. Er vermittelt das notwendige Wissen, um sach- und fachgerechte PV-Anlagen zu montieren und somit die Klimawende aktiv mitzugestalten.
Darüber hinaus sollten Dachdeckerbetriebe die Gelegenheit nutzen, sich zu vernetzen, damit alle voneinander profitieren können. Wir leben in einer Welt, in der wir gemeinsam mehr erreichen können als alleine. Ein offenes Mindset, Wissensaustausch, Freundschaften und die Unterstützung durch Familie sind hierbei von unschätzbarem Wert.
Wenn Sie sich in einer PV-Community vernetzen möchten, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Mein Name ist Markus Klamann, Digitalisierungsberater und Dachdeckermeister.
Möchten Sie mehr über die Digitalisierung in Ihrem Betrieb erfahren und Ihre Prozesse optimieren? Dann setzen Sie sich noch heute mit mir in Verbindung.
