Digitalisierung: Die Eifeler Dachprofis haben die digitale Transformation ihres Betriebs vorangetrieben. Angesichts eines überholten, papierbasierten Systems entschieden sie sich für einen radikalen Wandel. Die Mitarbeiter nutzen die App für Materiallisten, Stundenzettel und auch für ihre Urlaubsplanung.
Als Dachdeckermeister waren die Eifeler Dachprofis, Jürgen Schlemmer und Marius Reuter, traditionell stark in papierbasierte Arbeitsprozesse eingebunden. Die Systeme waren nicht nur ineffizient, sondern auch zunehmend hinderlich für das Wachstum des Unternehmens. Täglich stapelten sich in ihrem Büro Mappen voller Papier – Baupläne, Arbeitsanweisungen, Sicherheitsprotokolle und Kundendokumentationen –, die jeden Morgen verteilt und jeden Abend wieder eingesammelt wurden.
Die Papierflut führte zu zahlreichen Herausforderungen: Dokumente gingen verloren oder wurden beschädigt, und die Aktualisierung von Informationen erforderte stets physische Kopien und die manuelle Verteilung der Änderungen an die betroffenen Teams. Für Schlemmer und Reuter war klar, dass die veralteten Prozesse nicht nur eine enorme Zeitverschwendung darstellten, sondern auch das Potenzial ihres Unternehmens zur Skalierung und Effizienzsteigerung stark limitierten. Die Modernisierung ihrer Arbeitsweisen war essenziell, um im Wettbewerb bestehen zu können und die Qualität ihrer Dienstleistungen zu verbessern. Eine radikale Veränderung musste her, die eine effizientere, flexiblere und sicherere Verwaltung und Kommunikation ermöglichen würde.
Entscheidung für den digitalen Wandel
Die Suche nach einer Lösung führte Jürgen Schlemmer und Marius Reuter zur digitalen Plattform MemoMeister, die auf einer Branchenveranstaltung durch Empfehlungen von Kollegen ins Gespräch kam. Die speziell für das Baugewerbe entwickelte Software ermöglicht es, alle projektbezogenen Dokumente zentral und digital zu verwalten. Die entscheidende Funktion ist die sofortige Verfügbarkeit aller relevanten Informationen über verschiedene Geräte hinweg. Ein Vorteil, der den Eifeler Dachprofis ermöglicht, von jedem Ort aus und zu jeder Zeit auf kritische Daten zuzugreifen.
Die Umstellung auf einen digitalen Workflow markierte einen Wendepunkt in der Betriebsführung der Eifeler Dachprofis. Alle Mitarbeiter, einschließlich der Teams auf den Baustellen, begannen, iPads und Smartphones zu nutzen, um auf die digitale Projektdokumentation zuzugreifen. Diese neue Arbeitsweise verringerte den Papierverbrauch und beschleunigte die Kommunikation sowie die Dokumentation, was die Reaktionsgeschwindigkeit auf unvorhergesehene Ereignisse verbesserte. „Meine Mitarbeiter nutzen die App für Materiallisten, Stundenzettel und auch für ihre Urlaubsplanung und sind viel unabhängiger von einem Fach im Büro“, so Jürgen Schlemmer
Technische Features und tägliche Nutzung
Die Einführung der App brachte nicht nur eine effizientere Verwaltung, sondern auch praktische Vorteile im Arbeitsalltag. Die Plattform ermöglicht die Erstellung digitaler Mappen für verschiedene Projekttypen wie Baustellen- und Reparaturmappen, die jederzeit und überall zugänglich sind. Besonders hilfreich sind Funktionen wie die digitale Erfassung von Stundenzetteln, Materiallisten und Gefährdungsbeurteilungen, die direkt in die Projektmappen hochgeladen werden können.
Marius Reuter über die Bedeutung der neuen Dokumentation: „Wir hinterlegen Pläne, Notizen, Unterweisungsformulare und Bilder, die von der Baustelle hochgeladen werden. So haben wir jederzeit alle wichtigen Informationen parat und können bei Bedarf schnell reagieren.“ Diese digitale Dokumentation ist besonders nützlich für energetische Sanierungen, bei denen die erstellten Berichte an Energieberater oder Kunden weitergegeben werden können. Die Nutzung von MemoMeister im Büro und auf den Baustellen hat den Arbeitsalltag der Eifeler Dachprofis erheblich vereinfacht. Morgens werden in einer Teambesprechung alle anstehenden Aufgaben im „Heute“-Ordner durchgegangen, wodurch die Mitarbeiter sofort wissen, was zu tun ist. Auch spontane Änderungen und neue Aufgaben können schnell eingepflegt und an die Teams kommuniziert werden.
Ein weiteres Beispiel für die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der digitalen Projektakte ist die Verwaltung der firmeneigenen Fahrzeuge. Marius Reuter ergänzt: „Wir haben einen Ordner für unsere Fahrzeuge, in dem Fahrzeugscheine, Bilder und Schadensberichte hinterlegt sind. Wenn jemand mit einem unserer Fahrzeuge unterwegs ist und es tritt ein Problem auf, kann er dies direkt im Schadensordner dokumentieren. So wissen wir sofort Bescheid und können entsprechend reagieren.“
Ordner-Struktur hilft auf der Baustelle
„An dem Thema Digitalisierung sind wir bei uns im Betrieb schon lange dran, und MemoMeister war dann vor zwei Jahren das Tool, das bis dahin wirklich gefehlt hat”, erinnert sich Marius Reuter. Die Professionalisierung durch die Digitalisierung hatte mehrere positive Effekte. Das Erscheinungsbild des Unternehmens gegenüber Kunden verbesserte sich durch schneller erstellte und optisch ansprechendere Dokumentationen. Zudem wirkte sich die Modernisierung auch auf potenzielle neue Mitarbeiter aus, insbesondere auf junge Auszubildende.
Die Einführung der App hat die interne Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert. Marius Reuter: „Früher mussten wir alles per Hand notieren, und es gab oft Missverständnisse. Jetzt haben wir einen zentralen Ort, an dem alle wichtigen Informationen gespeichert sind. Das spart Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern.“
Jürgen Schlemmer ergänzt: „Ein Vorteil ist, dass wir die Ordner-Struktur der App gut und einfach auch auf dem Smartphone sehen können. Das erleichtert die Arbeit auf der Baustelle.“
Testen und probieren
Die Einführung der digitalen Projektakte hat die täglichen Abläufe optimiert und zu einer nachhaltigen Veränderung in der Unternehmenskultur geführt. Die Dachprofis betrachten die digitale Transformation heute als unverzichtbaren Bestandteil ihres Geschäftserfolgs. Beide Dachprofis geben einen abschließenden Rat an andere Handwerksbetriebe: „Probiert es aus! Die Digitalisierung kann zunächst einschüchternd wirken, aber die Vorteile überwiegen bei Weitem. Wir haben festgestellt, dass wir mit MemoMeister flexibler und effizienter arbeiten können. Es hat unsere Arbeitsprozesse revolutioniert und uns geholfen, uns besser auf die Bedürfnisse unserer Kunden einzustellen.“
