KI: E-Mails, Mahnschreiben oder Angebote kosten Dachdecker zu viel Zeit – jeden Tag. KI kann diese Schreibarbeit deutlich verkürzen. Wir erläutern, wie Dachdecker mit ChatGPT schneller zu professionellen Texten kommen und dennoch den Überblick behalten.
KI-Tools wie ChatGPT können die Routinearbeit des täglichen Schreibens deutlich erleichtern. In Sekunden entstehen klare, professionelle Textentwürfe. Wer regelmäßig ähnliche Texte verfasst, kann zudem mit wiederverwendbaren Prompts oder CustomGPTs arbeiten. Das beschleunigt Abläufe und sorgt für eine einheitliche Kommunikation im Betrieb.
Das Grundprinzip ist einfach: Du gibst Ziel, Kontext und Ton vor – die KI liefert den Entwurf. Ein Beispiel zeigt besonders gut, wie effektiv das funktioniert.
Beispiel: Angebotsanschreiben
Gerade hier spielt KI ihre Stärken aus. Ein sinnvoller Prompt könnte lauten:
„Erstelle ein professionelles Anschreiben zu unserem Angebot für [Leistung]. Zielgruppe: [Kundentyp]. Ton: freundlich, klar, vertrauenswürdig. Struktur: kurze Einleitung, Nutzenargumente, Hinweise zu Ablauf und Fristen. Bitte keine personenbezogenen Daten einsetzen.“
Die KI liefert daraufhin einen strukturierten, gut formulierten Text. Du ergänzt anschließend nur noch konkrete Kundendaten, Preise und individuelle Hinweise. Für häufig wiederkehrende Leistungen lohnt es sich, eigene CustomGPTs zu nutzen, die deine bevorzugten Leistungen, Formulierungen, Textbausteine und Abläufe bereits „kennen“.
„Der wichtigste Punkt beim Schreiben mit KI: Keine echten personenbezogenen Daten eingeben.“
Volker Blees
Weitere typische Textaufgaben – gleiches Prinzip, Prompt kurz anpassen
Das Vorgehen bleibt immer gleich: Aufgabe klar beschreiben, Ton festlegen, Platzhalter nutzen.
Mahnschreiben
Prompt: „Formuliere ein höflich-bestimmtes Mahnschreiben (1. Stufe). Inhalt: Erinnerung an offene Zahlung. Ton: sachlich, freundlich. Nutze Platzhalter wie [Rechnungsnummer], [Betrag].“
Kunden-Infomail
Prompt: „Erstelle eine kurze Info-Mail an alle Kunden zum Thema [Thema]. Ton: neu-
tral, serviceorientiert. Geeignet für Rundmails.“
Interne Mitarbeitermemo
Prompt: „Schreibe ein internes Memo zum Thema [Thema]. Wir duzen uns. Inhalt: klare Information, kurzer Hinweis zur Umsetzung, freundlicher Abschluss.“
HR-Kommunikation (Einladung)
Prompt: „Formuliere eine wertschätzende Einladung zum Bewerbungsgespräch für die Position [Job]. Enthalten: Platzhalter für zwei Terminvorschläge und Ansprechpartner. Bitte um Rückmeldung per E-Mail.“
Mit etwas Übung genügen wenige Stichpunkte, damit ChatGPT sofort einen brauchbaren Textentwurf liefert, der nur noch final angepasst wird.
Datenschutz: Grundregeln beachten
Der wichtigste Punkt beim Schreiben mit KI bleibt: Keine echten personenbezogenen Daten eingeben. Nutze immer Platzhalter wie [Kundenname], [Adresse], [Rechnungsnummer].
Außerdem gilt: Human-in-the-Loop. KI erstellt Entwürfe – die finale Prüfung, Freigabe und der Versand liegen immer beim Menschen.
Fortgeschritten: Texte aus Sprachnotizen erzeugen
Wer noch einen Schritt weitergehen möchte, kann Schreibprozesse weitgehend automatisieren – zum Beispiel mit einer Workflow-Automation über n8n. Ein möglicher Ablauf:
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Sprachnotiz auf dem Handy oder PC aufnehmen
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sichere Übertragung an eine lokale, DSGVO-konforme n8n-Plattform
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automatische Transkription der Sprachnotiz
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Übergabe an einen KI-Agenten für „Office-Aufgaben“
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automatischer Entwurf von E-Mail, Aufgabe, Termin oder Textbaustein
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automatische Übertragung ins Office-Programm (Microsoft, Google etc.)
Aus kurzen Sprachbefehlen wie „Bitte Mail erstellen zu …“, „Termin am … um … wegen …“ oder „Schreiben zu folgendem Thema …“ entstehen automatisch vorbereitete Entwürfe. Das spart Zeit, dokumentiert sauber und entlastet spürbar – bei weiterhin menschlicher Kontrolle.
Fazit: Automation mit Kontrolle schafft mehr Freiraum
KI ist ein effizienter Schreibassistent für den Büroalltag im Handwerk. Mit klaren Prompts, Platzhaltern und kleinen CustomGPTs entstehen Texte schneller, konsistenter und professioneller. Wer zusätzlich Automationen nutzt, steigert die Effizienz deutlich – ohne auf Qualität und Verantwortung zu verzichten.
