Digitalisierung:
Künstliche Intelligenz kann Abläufe im Handwerksbetrieb deutlich beschleunigen. Gleichzeitig gilt: Mit der Nutzung von KI-Tools wie ChatGPT geht eine besondere Verantwortung einher – insbesondere beim Thema Datenschutz. Dieser ist kein Hindernis, sondern die Grundlage dafür, KI sinnvoll, sicher und rechtssicher einzusetzen.
Was ist erlaubt?
KI-Werkzeuge dürfen im Betrieb eingesetzt werden, solange keine personenbezogenen oder sensiblen Daten verarbeitet werden. Unproblematisch sind unter anderem:
Auch nicht-personenbezogene interne Dokumente wie Maschinenhandbücher, Materialdatenblätter, Arbeitsanweisungen sowie Qualitäts- und Sicherheitsrichtlinien dürfen in eigene KI-Bots oder CustomGPTs eingebunden werden. Diese Inhalte gelten datenschutzrechtlich als unkritisch und können bedenkenlos verarbeitet werden.
Welche Daten sind tabu?
Problematisch oder klar unzulässig sind insbesondere:
- personenbezogene Daten (z. B. Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Kunden- und Personaldaten, Bewerbungsunterlagen, Krankmeldungen, Urlaubspläne)
- vertrags- oder abrechnungsbezogene Daten mit Personenbezug (Rechnungen, Angebote, Verträge, Lohnabrechnungen)
- vertrags- oder abrechnungsbezogene Daten mit Personenbezug (Rechnungen, Angebote, Verträge, Lohnabrechnungen)
- Gesundheits- und medizinische Daten (z. B. Krankmeldungen oder Diagnosen)
Sobald ein Dokument Rückschlüsse auf eine konkrete Person zulässt, gehört es nicht in einen öffentlichen KI-Chatbot.
Wie lassen sich Daten vor dem Upload schützen?
Es gibt durchaus Wege, sensible Inhalte zu entschärfen — und damit KI-Nutzung sicherer zu machen. Ein Beispiel ist Microsoft Presidio, ein frei verfügbares Open-Source-Tool zur automatischen Erkennung und Anonymisierung personenbezogener Informationen (PII – Personally Identifiable Information).
Presidio kann unter anderem Namen, Telefonnummern, Adressen oder Kreditkartennummern erkennen und maskieren, ersetzen oder entfernen. So lassen sich Dokumente vor dem KI-Einsatz datenschutzkonform aufbereiten. Das reduziert Risiken deutlich – vorausgesetzt, das Tool wird korrekt eingesetzt.
Alternative: Lokale KI-Systeme statt Cloud
Wer maximale Kontrolle über seine Daten wünscht, kann auf lokale KI-Lösungen setzen. Dabei werden Large Language Models (LLMs) direkt im eigenen Netzwerk betrieben – on-premise oder auf firmeneigenen Servern.
Die Vorteile:
- Daten verlassen den Betrieb nicht
- keine Übertragung in externe Cloud-Infrastrukturen
- volle Kontrolle über Hardware, Modell und Datenfluss
Mit Tools wie Ollama, LM Studio, GPT4All oder Jan.ai lassen sich LLMs bereits heute lokal und ohne aktive Internetverbindung betreiben.
Allerdings ist der Betrieb technisch anspruchsvoll. Neben geeigneter Hardware braucht es Know-how für Installation und Wartung. Für kleine und mittlere Betriebe ist das eine Hürde – aber keine unüberwindbare. Auch bei OVER DACH wurde eine solche Lösung bereits in Eigenregie umgesetzt.
Für den Einstieg gilt: Sensible Daten bleiben tabu
Für Betriebe, die gerade erst mit KI starten und keinen zusätzlichen technischen Aufwand betreiben möchten, gilt eine klare Grundregel: In Online-KI-Tools wie ChatGPT dürfen keine personenbezogenen, sensiblen oder vertraulichen Inhalte eingegeben werden – weder im Text noch in Metadaten.
Empfehlungen für einen sicheren Umgang mit KI
Um KI datenschutzkonform im Betrieb zu verankern, sollten folgende Grundsätze gelten:
1. Klare Trennung von Datenkategorien
Nur neutrale, nicht-personenbezogene Inhalte in KI-Systeme eingeben. Sensible oder vertrauliche Daten grundsätzlich ausschließen.
2. Einsatz von Anonymisierungstools bei Bedarf
Tools wie Microsoft Presidio nutzen, um personenbezogene Daten vorab zu entfernen.
3. Lokale oder hybride Lösungen prüfen
Technisch anspruchsvoll, aber für sensible Bereiche wie Kalkulation, Lohnabrechnung oder Verträge eine sinnvolle Option.
4. Interne Richtlinien und Schulungen etablieren
Klar dokumentieren, was erlaubt ist und was nicht. Mitarbeitende sensibilisieren und regelmäßig schulen.
Fazit: Ja zu KI – aber mit Verantwortung
KI bietet Handwerksbetrieben enorme Chancen: Zeitersparnis, bessere Organisation, Wissensverfügbarkeit und Effizienz. Datenschutz muss dabei kein Hindernis sein – er muss vielmehr ein Kern-Bestandteil der digitalen Strategie sein.
Mit klaren Regeln, unterstützenden Werkzeugen zur Anonymisierung und dem Bewusstsein für Alternativen wie lokale KI-Systeme kann KI sicher und gewinnbringend im Betrieb eingesetzt werden.